Project Business Process Development : Penanganan Pasien Gawat Darurat – Bizagi Modeler

Assalamualaikum sahabat whitecyber di seluruh tanah air …

Kali ini Whitecyber team akan sharing tentang pengerjaan Project Pengembangan Analisist Business Proses pada sebuah Rumah Sakit dengan studi kasus Penanganan Pasien Gawat Darurat.

Seri ketiga dari trilogi perdjoeangan tentang pengembangan proses bisnis. Setelah bagian pertama bercerita tentang konsep dasar pemodelan proses bisnis. Bagian kedua tentang pemodelan proses bisnis dengan BPMN, termasuk notasi standard BPMN dan elemen-elemennya (Swimlane, Connecting Object, Artifact dan Flow Object). Bagian ketiga ini saya akan menjelaskan tentang simulasi proses bisnis, dengan tools yang relatif mudah, yaitu Bizagi. Simulasi proses bisnis secara umum terbagi menjadi 3 tahap: Validation, Time Analysis, dan Resource Analysis. Tahap Validation untuk menguji apakah proses bisnis sudah efisien dan tidak ada bottleneck. Tahap Time Analysis untuk menentukan kebutuhan waktu dalam satu proses yang ujungnya bermanfaat untuk penentuan Service Level Agreement (SLA). Tahap Resource Analysis untuk menguji ketercukupan dan utilisasi resource (manpower & asset). Materi saya update terus sejak mulai ngajar tentang proses bisnis dan standard BPMN mulai era tahun 2006. Kian hari diperkaya dengan berbagai case-case project yg saya tangani, termasuk akhirnya banyak peraturan di Kementerian/Lembaga (K/L) dalam bentuk Permen/Perka/Perdirjen, BUMN dan Swasta dalam bentuk Perdir yg saya bantu susun, baik sebagai narsum atau juga langsung drafting.

Tujuan Simulasi :
1. Mengevaluasi performance dari model, dengan menggunakan berbagai ragam konfigurasi dan waktu
2. Mengurangi kemungkinan kegagalan pemenuhan kebutuhan dan mengatasi bottleneck yang sulit diprediksi
3. Mencegah under dan over utilization dari resource ( uang dan orang )
4. Mengoptimasi performance dari sistem

Level dan Tahapan Simulasi

Level dari simulasi meliputi :
1. Level 1 – Process Validation
2. Level 2 – Time Analysis
3. Level 3 – Resources Analysis
4. Level 4 – Calendars Analysis

Tahapan pada setiap proses simulasi :
1. Kumpulan data untuk simulasi proses
2. Tambahkan data ke obyek yang relevan pada diagram
3. Interpretasikan dan tampilkan hasil simulasi

Elemen dan Notasi yang didukung :

Elemen yang tidak didukung :
– Multiple Events
– Complex Gateways
– Event based Gateways
– Multiple instance tasks
– Multiple instance Sub-processes

Notasi yang tidak didukung :
– BPMN Choreography diagrams
– BPMN Conversation diagrams
– Transactional Subprocess

Langkahnya :

1. Klik simulation view tanpa ada error
2. Isikan data ke warna cerah
3. Pilih Object dan isikan data.
4. Klik start untuk memulai simulasi
5. Klik Stop bila mau berhenti dan menampilkan laporan
6. Kita perbaiki system yang error kita coba lagi seperti itu seterusnya.

Case Study : Penanganan Pasien Gawat Darurat
A. Call Center menerima laporan gawat darurat, kemudian mencatat data gejala dan alamat lengkap pelapor.
B. Perawat mengklarifikasi tingkat kegawatan pelapor
1. Green : Rendah
– Bisa disembuhkan di lokasi
– Mengirimkan ambulan motor dengan satu dokter dan satu perawat.
2. Yellow : Sedang
– Perlu perhatian khusus, tapi bisa disembuhkan di lokasi
– Mengirimkan ambulan standard dengan satu dokter, satu perawat, dan satu paramedis
3. Red : Tinggi
– Perlu dijemput dan dibawa ke rumah sakit
– Mengirimkan ambulan lengkap dengan dua dokter, satu perawat, dan satu paramedis
C. Proses bisnis ini perlu dianalisis dan disimulasi untuk bisa menentukan service level agreement waktu dan jumlah penanganan pasien, dan menganalisis kebutuhan SDM yang dibutuhkan.

.

.

PROSES PERTAMA : PROCESS VALIDATION

.

Untuk INPUT kita kasih 100 orang.

Untuk BELAH KETUPAT atau Probability kita kasih 3 option :

.

Setelah itu kita RUN Process, hasilnya adalah :

.

.

Disitu kita lihat INPUT nya 100 lalu OUTPUT nya kok 146 berarti tidak COCOK.

Artinya adalah kalau saya mengurus 100 pasien itu capeknya saya seperti mengurus 146 pasien.

Sekarang berarti kita harus benahi systemnya :

.

.

Semua pasien harus lewat daftar tunggu terlebih dahulu.

.

Sekarang kita RUN lagi untuk uji coba.

.

.

Hasilnya INPUT = 100 pasien, OUTPUT = 100 pasien. berarti VALID.

.

Kalau end nya dipisah pisah juga boleh, nanti hasilnya kalau ditambahkan OUTPUT tetap jadi 100.

.

.

Sekarang kita munculkan RESULT nya sebagai berikut :

.

.

Bila kita mau analisis menggunakan waktu maka kita harus samakan dulu di skenarionya.

.

.

.

.

Cara membaca Laporan tersebut adalah :

• Dalam Penanganan Pasien Gawat Darurat Dari 100 Pasien yang ditangani maka 1 pasien membutuhkan waktu minimal 16 menit, maksimal waktu yang dibutuhkan 33 menit dengan rata-rata waktu 26 menit, dan total 100 pasien tadi bisa ditangani dalam waktu 2 hari 6 jam 42 menit.
• Analisa : padahal kita jam kerja itu hanya 8 jam sehari, artinya ini bisa menangani berapa orang dalam 1 hari ? jangan-jangan hanya 25 orang saja.
  .
  
  .
  Kita lihat bila 25 orang maka kita membutuhkan waktu 12 jam 24 menit. Ini artinya bahwa tidak bisa 25 orang pasien yang bisa kita tangani dalam 1 hari ( 8 jam kerja ), kalau begitu kita coba lagi dengan merubah input nya. Kita coba dengan mengimputkan 17 orang, dan kita lihat hasilnya lagi, dan begitu seterusnya sampai ketemu hasilnya, dan ternyata eksperimen kita ini berhenti di 16 orang pasien yang hasilnya sebagai berikut :
  .
  
  .
•  

.

PROSES KEDUA – TIME ANALISYS

.

.

.

Cara membaca Laporan tersebut adalah :

• Dalam Penanganan Pasien Gawat Darurat Dari 100 Pasien yang ditangani maka 1 pasien membutuhkan waktu minimal 16 menit, maksimal waktu yang dibutuhkan 33 menit dengan rata-rata waktu 26 menit, dan total 100 pasien tadi bisa ditangani dalam waktu 2 hari 6 jam 42 menit.
• Analisa : padahal kita jam kerja itu hanya 8 jam sehari, artinya ini bisa menangani berapa orang dalam 1 hari ? jangan-jangan hanya 25 orang saja.
  .
  
  .
  Kita lihat bila 25 orang maka kita membutuhkan waktu 12 jam 24 menit. Ini artinya bahwa tidak bisa 25 orang pasien yang bisa kita tangani dalam 1 hari ( 8 jam kerja ), kalau begitu kita coba lagi dengan merubah input nya. Kita coba dengan mengimputkan 17 orang, dan kita lihat hasilnya lagi, dan begitu seterusnya sampai ketemu hasilnya, dan ternyata eksperimen kita ini berhenti di 16 orang pasien yang hasilnya sebagai berikut :
  .
  
  .

.

PROSES KETIGA – RESOURCE ANALISIS

.

Sekarang kita masukkan semua Resource kedalam data, lalu kita OK.

.

.

Sekarang kita juga bisa tambahkan RESOURCE yang tidak ada di Line tersebut. Kita tambahin dokter dll ya.

.

.

Sekarang kita masukkan jumlah dari semua resource, kita pakai perkiraan aja dulu ya … nanti kita lihat perawatnya ngos ngosan ndak nie, kita coba dengan data seperti ini :

.

.

Sekarang kita masukkan sumber daya ini ke dalam diagram alir, bisa pakai AND dan OR bila dalam 1 Proses membutuhkan lebih dari 1 Resources.

.

.

Setelah itu kita lakukan RUN system dan kita lihat hasinya.

.

.

Analisis Report :

• Perawatnya teriak-teriak, karena Utilizationnya 98% pekerjaannya FULL mereka harus kerja keras. Dan Dokternya nganggur Utilizationnya hanya 9%.
• Sekarang kita akan selamatkan Perawatnya dari beban yang banyak itu dengan merubah kembali RESOURCE nya.
  .
  
  ..
• Sekarang kita analisa kembali, disitu terlihat bahwa Ambulannya sudah mulai terbebani optimal ( 86.42% ), sedangkan Perawatnya sudah mulai menurun beban kerjanya ( 78.40% ), Dokternya mulai dapat kerjaan ( 44.94% ).
• Sekarang kita kurangi beban Perawat dengan memindahkan kerjaan pasien yang menginput data ke bagian resepsionis dan call center.
  .
  
  .
  Sekarang kita lihat STANDARD ACUAN dari beban kerja :
  .
  
  .
  Lalu kita RUN lagi, terus berkali-kali sampai ketemu pola diatas.
  .
• Sekarang bila semua sudah selesai, maka kita akan masukkan COST / BIAYA nya. Anggaplah sebagai berikut :
  .
  
  .
  Sekarang setelah kita masukkan COST nya kita run, lagi dan hasilnya adalah sebagai berikut
  .
  
  .

.

Proses sudah selesai … dari Laporan diatas sudah terlihat semua dan pekerjaan sudah merata.

terimakasih …